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湖南大学外事接待管理办法

时间:2016-01-19   作者:肖老师   点击量:[]


湖南大学外事接待管理办法

第一章 总则

第一条 为进一步规范外事接待工作,加强外事接待经费管理,根据中共中央关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定和《党政机关厉行节约反对浪费条例》、《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》(财行[2013]533号)等有关法律法规,结合学校实际,制定本办法。

第二条 本办法所称的外事接待,是指接待来校访问的国(境)外人士和团体(以下称外宾)。

第三条 外事接待应坚持服务学校教学与科研、提高实效、友好对等、不卑不亢、务实节俭的原则。

第四条 外事接待按照有关外事管理规定,实行归口管理,分级负责。国际合作与交流处(港澳台事务办公室)是学校外事工作的归口管理部门,负责学校外事接待的管理和协调工作,各二级单位负责本单位的外事接待活动,并应对学校布置的外事接待活动予以支持和配合。

第二章 接待管理

第五条 邀请外宾来访应结合各单位学科建设、科学研究和业务工作的现实需要与发展规划,提高计划性,尽量减少临时性、纯礼节性和无实质成效的接待。

第六条 外宾来访前应要求对方明确来访目的、访谈具体内容、来访人员名单及背景介绍等。接待单位应针对来访目的和访谈内容等做好充分准备,组织相关专业人员参加业务商谈,力求产生实际效益和成果。

第七条 接待单位应指定责任心强、精通外语和富有外事经验的人员认真落实接待准备工作,包括制订详细的接待计划、准备会谈参考资料等。

第八条 参加外事接待活动的人员应严格遵守时间、外事纪律和外事礼仪,注意着装整洁;参加会见、授聘或签字仪式等正式场合应着正装。

第九条 接待活动中若涉及重要外事活动,如授予荣誉学衔、签署协议、接受捐赠等事宜,必须做好背景资料等相关文本,并提前报国际合作与交流处(港澳台事务办公室)和相关部门审核。

第十条 各类会见、仪式等接待活动,一般遵循职位对等和工作需要的原则安排相应人员参加。凡请学校领导参加的外事接待活动,接待单位应提前1周将接待计划报国际合作与交流处(港澳台事务办公室)审核,由国际合作与交流处(港澳台事务办公室)报学校办公室邀请学校领导出席。

有下列来访人员或活动,可请学校领导出席会见:

(一) 外国政府和国际组织重要官员;

(二) 国(境)外大学校级领导;

(三) 国际知名专家学者;

(四) 曾向我校提供重要捐赠的人员和单位代表;

(五) 国际知名研究机构和大公司高层管理人员及研究人员;

(六) 其他对我校有特殊贡献的人员;

(七) 校际合作签字仪式;

(八) 在我校举办的国际会议的开、闭幕式活动;

(九) 重要捐赠仪式。

第十一条 外事接待过程中应注意搜集、保存相关资料和工作照片(视频)等。接待任务完成后1周内,接待单位须向国际合作与交流处(港澳台事务办公室)提交接待工作总结(包括文字、照片、视频,内容包括接待效益和成果、存在的问题和建议等)。

第十二条 对于哲学社会科学领域的外宾来校进行演讲、宣讲等,应按学校相关规定报国际合作与交流处(港澳台事务办公室)、社会科学处和党委宣传部备案或审核批准。遇外国记者或其他外籍人士采访、调查,应立即报告党委宣传部酌情处理。

第十三条 国外非政府组织、基金会和有关团体人员来访、捐助(赠)和开展社会调查等,必须事先了解其政治背景、宗教背景、捐助(赠)目的等情况,并书面向学校办公室报告,在得到同意的情况下方可实施。

第十四条 接待过程中注意外宾安全,包括交通安全、人身安全、财产安全等,提醒外宾妥善保管自己的重要证件和财物。

第十五条 外事接待中应注意保密,严格遵守有关保密规定,不得泄密。接待单位负责人应当明确本单位的保密内容和保密部位,并事先对我方参加接待人员进行教育和提醒。提供给外宾的介绍材料必须事先审核,严格把关。

第三章 经费管理

第十六条 接待单位应从严、从紧控制外事接待费用,严格执行接待费用开支标准,不得突破,不得以其他名目虚假列支接待费用。

第十七条 对来校访问的外宾,应当根据互惠对等原则或外事交流协议等,区分为全部招待、部分招待和外宾自理。

无互惠对等原则及外事交流协议的,招待天数不得超过5天(含抵、离境当天),招待人数可由学校按内部规定执行,超出规定天数和人数的,一律由外宾自理。

第十八条 外宾接待费用开支范围主要包括住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等。

第十九条 住宿费按以下办法执行:

(一)外宾住宿应当注重安全舒适,不追求奢华。副部长级及以上人员、诺贝尔奖获得者、院士及国际知名专家学者率领的外宾代表团可安排在五星级;司局级及以下人员率领的代表团以及其他一般外宾代表团,安排的宾馆最高不超过四星级。

(二)外宾住房标准:副部长级及以上人员、诺贝尔奖获得者、院士及国际知名专家学者可安排套间,其他人员安排标准间。

(三)接待单位可结合实际情况与符合条件的宾馆签订长期合作协议,争取优惠价格。

第二十条 日常伙食费按以下办法执行:

(一)外宾日常伙食招待应当注意节俭,严格根据伙食费标准选择菜品,提倡采用自助餐等形式。

(二)外宾日常伙食费(含酒水、饮料)标准:国家元首、政府首脑级每人每天600元;副总统、副总理和正、副议长级每人每天550元;正、副部长级每人每天500元;其他人员每人每天300元。

第二十一条 宴请费按以下办法执行:

(一)宴请外宾严禁讲排场,不上高档菜和酒水,杜绝奢侈浪费。

(二)每批接待一般只宴请1次,学校已安排宴请的,二级单位原则上不再安排。

(三)宴请应当根据礼宾要求和工作需要,从严掌控,选择合适的陪餐人员。接待国家元首、政府首脑级外宾的重大外事活动,我方参加宴请人数应当按照礼宾要求安排。其他宴请,外宾5人(含5人)以内的,中外人数原则上在1:1以内安排;外宾超过5人的,超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。

接待工作人员在接待活动期间,确因工作需要不能按时用餐的,经接待单位领导批准,可以领取误餐补助,标准为每人每次50元。

(四)宴请外宾的费用标准上限为每人每次300元。冷餐、酒会、茶会分别为每人每次150元、100元、60元。

第二十二条 交通费按以下办法执行:

(一)外宾用车应当根据实际情况安排,除少数重要外宾乘坐小轿车外,其他外宾可视人数多少安排小轿车、中巴士或大巴士。在符合礼宾要求的前提下,外宾出行应当集中乘车,减少随行车辆。

(二)接待外宾确需租用车辆的,应当租用资质合格、运营规范、车况较好的车辆。

(三)原则上不安排外宾赴外地访问。根据外事交流协议或者项目实际需要,安排外宾赴外地访问时,应当按级别乘坐相应等级标准交通工具,副部长级及以上人员、诺贝尔奖获得者、院士及国际知名专家学者可提供飞机头等舱、轮船一等舱和火车软席(含高铁/动车商务座、全列软席列车一等座、火车高级软卧),其他人员可提供飞机经济舱、轮船二等舱和火车软席(含高铁/动车一等座、全列软席列车一等座、火车软卧)。

确因工作需要乘坐高于以上标准交通工具,须经学校主管外事的领导批准后方可核销。

外宾途中伙食费按日常伙食费标准执行。

陪同外宾赴外地访问期间,陪同人员费用由所在单位负担。陪同人员的伙食费、住宿费、交通费等开支标准按照学校国内差旅有关规定执行。确需与外宾同住、同行的,经主管外事校领导批准,可按对应的外宾接待标准实报实销。

第二十三条 对外赠礼按照以下办法执行:

(一)对外赠礼应当节约从简,实物礼品要以师生作品为主,尽量选择具有中国特色、湖南特色、学校特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品,朴素大方,不求奢华。

(二)赠礼对象一般仅为对方团长(夫妇),必要时可包括主要陪同人员。原则上只赠礼1次,学校已赠礼品的,其他单位不再赠礼。如外方赠礼,则可按对等原则回礼。

(三)对外赠礼以我方或外宾方级别较高的一方的级别确定赠礼标准。外宾为国家元首或政府首脑的,每人每次礼品不得超过1000元;外宾方为正、副部长级人员的,每人每次礼品不得超过400元;我方为校级或外宾方为司局级人员的,每人每次礼品不得超过200元;其他人员可以视情况赠送小纪念品。

(四)对访问我校的著名友好人士、社会名流、专家学者,确有必要的,可按照正、副部长级别人员标准执行。

第二十四条 违反本办法规定,有下列行为之一的,按照国家法律和学校有关规定责令整改、追回资金,并追究有关人员责任:

(一)擅自提高接待开支标准的;

(二)违规扩大外宾接待开支范围,或报销与接待无关费用的;

(三)使用虚假发票报销接待费用的;

(四)其他违反本办法的行为。

第四章 附则

第二十五条 港澳台地区来宾接待参照本办法执行。

第二十六条 国(境)外教育、科技、文化、卫生和体育(教科文卫体)机构和团体,以及非政府组织的工作人员的行政级别由主管外事校领导酌定。

第二十七条 有专项经费支持的外国专家短期来校进行学术讲座、课程教学、合作研究等活动,其接待和费用按国家外国专家局有关文件规定执行。

第二十八条 其他未尽事宜,视具体情况处理。

第二十九条 本办法由国际合作与交流处(港澳台事务办公室)负责解释。

第三十条 本办法自发布之日起执行。

附件:湖南大学外事接待审批报销单


湖 南 大 学 外 事 接 待 审 批 报 销 单

填报单位


填报人


填报时间


来访单位


来访时间


来访事由


人员姓名

职务

人员姓名

职务













公务活动项目

时间

场所

预算(元)

陪同人员





















经费来源

□预算经费 □项目经费(         )□其他(          )

审批

接待单位

审签意见


国际合作与交流处

审核意见


主管校领导

审批意见


报销

实际开支

大写:

¥:

单位

审签

意见


票据总计

           

结算方式

□公务卡 □转账 □现金

学校

审批

意见


经 办 人


报销时间


注:此单一式两份,一份留存接待单位,一份作为财务报销凭证。事前与单位公函一并送审,事后5个工作日内如实填写报销情况,按审批权限签批后作为报销凭证。



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