注意：参加由境外单位举办的线上活动（线上会议、线上交流、线上竞赛等）也需进行申报及校内审批。

一、邀请函

邀请函应标有被邀请人姓名、单位、职务、出访目的、出访时间、费用承担情况，需有邀请单位/邀请人的公章/签章（或签字）、联系电话及地址等。邀请函若为外文，请附中文翻译件。

二、审批流程

出访人员须至少提前4周登录“湖南大学外事工作与港澳台事务管理系统”填写相关信息及附件材料提交出访申请，且必须于出访前在系统提交申请并完成审批。未经审批自行出访，一律不予补办申报手续。

申报的出访日期原则上必须与邀请函上载明的出访日期相同，且必须与行程安排保持一致。为保证出访任务的完成，确有需要提前出境和/或延后入境，应在行程安排中体现，并按行程安排中的出访日期进行申报。

三、基础材料：

（一）邀请函（邀请函应标有被邀请人姓名、单位、职务、出访目的、出访时间、费用承担情况，需有邀请单位/邀请人的公章/签章（或签字）、联系电话及地址等）；

（二）邀请函翻译件（邀请函为外文时需要）；

（三）日程安排（请按照申报系统附件上传页面提供的下载模板准备；

（四）电子证件照（白底彩色近照，五官清晰，不戴眼镜及饰品；文件格式为jpeg/jpg/png；照片比例为1.2-1.4之间，照片宽高≥354像素（30毫米）X 472像素（40毫米））（新办“因公往来香港澳门特别行政区通行证”（以下简称“通行证”）时需要）；

（五）身份证正反面（图片格式）（新办通行证时需要）。

注意：申请"三月二次"或"三月多次"签注时,邀请函及行程安排也需有相应的体现,行程安排需注明每次出访的时间与具体任务。

（六）不同出访情况还需补充以下附件材料：

1.申请“三月多次”签注：

首办多次签注人员情况表（首次办理时需要）

续办多次签注人员情况表（续办时需要）

2.双跨团组：

双跨团组征求意见函

任务批件（审批完成后补充提交）

任务通知书（审批完成后补充提交）

四、学校审批

申请提交后系统自动进入审批流程，经学校相关部门审批通过后由学校港澳台事务办公室出具“赴港澳任务批件”并通过系统通知出访人员（可在系统中自行下载）。

五、证件/签注办理

  1.教职工：学校审批程序完成后，由学校港澳台事务办公室提交材料至湖南省港澳事务办公室办理通行证及签注。签注办理一般至少需要7个工作日，请出访人员妥善安排时间，提早申报任务。

   2.学生：学校审批程序完成后，学生自行办理赴港澳通行证及签注。

六、证件领取及保管

1.教职工：通行证及签注办理完成后由学校港澳台事务办公室取回证件并通过系统通知出访人员领取证件并接受行前培训，后方可按计划出访。出访任务结束后7日内，出访人员须将证件交还至学校港澳台事务办公室保管。

2.学生：自行办理通行证及签注后，参加学校举办的行前培训，并按计划出访。

七、财务报销

出访任务结束后，出访人员登录“湖南大学外事工作与港澳台事务管理系统”下载“校内审批单”与“赴港澳任务批件”办理报销事宜。

八、联系方式：

 港澳台事务办公室 肖老师

 地址：校二办公楼224办公室

 电话：0731-88822355

港澳台事务办公室

2025年9月9日