提示：参加由境外单位举办的线上活动（线上会议、线上交流、线上竞赛等）也需进行申报及校内审批。

一、申报与审核

（一）准备材料

•基础材料：

1．邀请函（邀请函应标有被邀请人姓名、单位、职务、出访目的、出访时间、费用承担情况，需有邀请单位公章、联系电话及地址等）；

2．邀请函翻译件（邀请函为外文时需要）；

3．邀请方背景情况（即邀请单位简介，由邀请方提供并盖公章）；

4．活动计划书及行程表（由邀请方提供并盖公章；须有邀请方联系人联系方式及赴台期间在台湾的住所详细地址；行程表上的起始日期应于邀请函的出访日期基本保持一致）。

不同出访类型还需补充以下材料：

•两岸会议：

与会人员名单（由邀请方提供并盖公章）。

•国际会议（有外籍人士参加的会议）：

1.与会人员名单（由邀请方提供并盖公章）；

2.承诺书。

二、审批流程

出访人员须至少提前2个月登录“湖南大学外事工作与港澳台事务管理系统”填写相关信息及附件材料提交出访申请，且必须于出访前在系统提交申请并完成审批。未经审批自行出访，一律不予补办申报手续。

三、学校审批

申请提交后系统自动进入审批流程，经学校相关部门审批通过后由学校港澳台事务办公室提交赴台行政发文请示，经学校相关部门审批发文后，将通过系统通知出访人员。

四、任务批件办理及领取

学校审批程序及赴台请示发文完成后，由学校港澳台事务办公室提交材料至湖南省教育厅、湖南省台湾事务办公室办理赴台任务批件及赴台人员名单。任务批件办理一般至少需要10个工作日，请出访人员妥善安排时间，提早申报任务。

任务获批后，由学校港澳台事务办公室至湖南省台湾事务办公室取回任务批件及赴台人员名单，并通过系统通知出访人员领取。

注意：出访前请务必至少提前3天致电省台办接受行前教育。未参加行前教育不予派出。

五、办理通行证及签注

出访人员领取任务批件及赴台人员名单后，自行前往公安局（或分局）人口与出入境接待大厅，申办大陆居民往来台湾通行证及签注。所需材料包括:

1.赴台任务批件原件（如需报销赴台费用，请务必保存复印件1份）

2.赴台人员名单原件（如需报销赴台费用，请务必保存复印件1份）

3.身份证原件

如已持有有效的大陆居民往来台湾通行证（入境日期距证件有效期6个月以上）则持旧证和以上材料办理签注即可。

六、出访报告提交及财务报销

出访任务结束后，出访人员须于7天内在系统提交出访总结报告（最后需出访人员署名），之后方可在系统自行下载“校内审批单”与“赴台湾任务批件”等材料前往计财处办理报销事宜。

七、联系方式

湖南大学港澳台事务办公室

地址：校二办公楼224办公室 肖老师

电话：0731-88822355

湖南省台湾事务办公室

地址：长沙市芙蓉区营盘东路70号

长沙市公安局岳麓分局人口与出入境接待大厅

地址：长沙市岳麓区爱民路180号(岳麓分局旁)

电话：0731-88648480

公众号：长沙公安（可进行长沙市各出入境接待大厅在线预约）

港澳台事务办公室

2025年9月9日