各学院，校机关各部门，各直附属单位：

为进一步规范我校国（境）外人员来访和因公临时出国（境）人员的管理，提升服务效能，推动我校国际合作与交流（港澳台事务）工作有序开展，现就有关事项通知如下：

一、加强国（境）外人员来访管理工作

邀请国（境）外人员来访进行讲座、开展涉外合作交流洽谈、举办国际会议等活动，邀请单位及个人要按照规定提前履行申报手续，申报事项主要包括到访人基本信息、行程、邀请函（公函）、外宾接待费用、开支范围等。

二、加强因公临时出国（境）人员管理工作

各单位要确保每一位因公临时出国（境）人员按照《湖南大学因公临时出国（境）管理办法》（湖大外字〔2024〕4号）《湖南大学<关于加强和改进教学科研人员因公临时出国管理工作的指导意见>的实施细则》（湖大外字〔2016〕39号）相关规定，提前履行申报手续，因公临时出国（境）任务结束返校后及时报告在国（境）外活动情况，并主动上交因公出国（境）证件。

三、申报相关材料及联系方式

来访我校的国（境）外人员和我校因公临时出国（境）师生均须提前在我校外事工作与港澳台事务管理系统进行申报，不接受事后补办。具体申报相关材料见附件，有任何问题请与我处联系，联系方式如下：

（一）国（境）外人员来访

联系人：陈老师

联系电话：88823974

办公地址：二办公楼228办公室

（二）教职工、学生因公出国（境）

联系人：肖老师

联系电话：88822355

办公地址：二办公楼 224 办公室

附件：

1.关于使用国（境）外人员来访线上审批的通知

2.湖南大学教职工因公出国审批手续办理指南及常见问答

3. 湖南大学学生因公出国（境）及参加线上外事活动审批手续办理指南

4.湖南大学师生因公赴港澳审批手续办理指南

5.湖南大学师生因公赴台湾审批手续办理指南

国际合作与交流处

2025年9月9日