基本流程：

拿到邀请函---提交校内申请---采集指纹（有指纹不需要）---专办员提交办理护照申请（10天，有护照此步骤也不省，天数缩短）---办理签证（天数视具体国家）---出访---归国提交总结并归还护照

1、邀请函的基本要求（适用大多数国家）：

1）被邀请人：需姓名，身份，但护照号码非必须

2）邀请人：姓名，单位，身份，签名或者单位公章（一份邀请函可邀请团体多人，写在邀请函正文）

3）遵循邀请人与被邀请人身份基本对等，专业对口

4）邀请事由清晰，一事一邀请。

2、校内审批：拿到邀请函，进入“外事管理系统”-填写申请，完成校内审批(身份证电子版需要正反面，可打水印)。登录地址：http://hdwsfw.hnu.edu.cn/ ，登录方式有多种，请参考：http://wsc.hnu.edu.cn/info/1145/2577.htm。

3、相片编码（检测号）若没有请暂且写“之后补”或提前去拍照。第一次办护照需要录指纹和拍照，旧证过期换新证只需提供相片编码不录指纹。若有之前在外省办理的因公护照请提前告知专办员。相片编码获取方式：

先去照相馆拍照，然后登录网站上传照片：https://www.idphotoplus.com/pages/licence，选择因公护照（不可选择“签证”，否则检测号不可用）

4、相片要求：需要电子版+纸质版2-3张，大部分国家签证规格35*45（美国51*51），白底彩照，不露齿，不穿浅色衣服，不戴有色眼镜或镜框不能遮住眼睛（最好别戴眼镜）。

5、采集指纹，携带身份证，采集指纹时签名，请工整签名不写草书，地址可选。

地址1：省委外办地址：湘汇大厦三楼大厅，时间：周一到周五，上午8-12点，下午2:30-5:30（冬令时），3:00-6:00(夏令时），不需预约。

地址2：长沙市外办，地址：市政府1办公楼520，电话88668166，上午9-12点，下午1-5点（冬令时），下午1:30-5:30点（夏令时）,请提前打电话预约。

6、关于日程：请按日程模板做好日程，若是国际会议可在官方日程上添加航班信息。

8、办理签证：请根据专办员要求准备材料，由专办员代办，省外办和外服会收取一定的费用，寒暑假自行办理。

9、请勿随意更改行程，出访前行程若有变动，请提前告知专办员。出访回来后请在一周内将护照退还给专办员，统一保管，并在系统提交总结，然后下载用于报账。

10、请提前了解相关政策文件，差旅费用不要超标。

11、特别提醒：如果参加线上国际会议，也需要进行申报

联系方式：肖老师，88822355，   QQ群：493749447

地址：南校二办224

常见问答

1、可否先办理护照？

答：不可以。需要按照流程来办理，不能反过来办理。护照过期了换新护照，相当于重新办理，号码会更换，一般不用去省外办重新采集指纹。日本需要日文邀请函办理签证，可先用英文的办理护照，送签用日文邀请函。

2、教职工三个月以上的出国或者去留学是否需要办理因公出国?

答：所有教职工（包含博士后）三个月以内的因公临时出国都需要持因公护照出访（仅大陆居民并且无出访国身份），如果是特殊情况需要持个人护照出访请提前联系专办员，三个月以上的出国或留学性质的出访（不论时间长短）请联系人力资源处。

3、邀请函是否需要写护照号码？

答：常见国家基本不需要，少数国家办理签证需要，先发一个没有护照号码的邀请函用于办理护照，再发一个正式邀请函用于办理签证（比如埃及，俄罗斯）。

4、是否可以自己选择使领馆采集指纹和办理签证？

答：不可以。目前只有英国可以在长沙采集指纹和办理签证，大部分国家在北京，少数国家在广州、武汉和云南，无法自行选择（美国面谈除外）。

5、办理护照采集过指纹了为何办理签证还要采集指纹？

答：办理护照和办理签证两次采集指纹是在不同的系统，不相关。

6、我是否可以在访问国多待几天？或者去别的国家看看？

答：不可以。审批的天数根据实际航班情况和公务需要（行政出访对天数有严格规定，1个国家5天，2个国家8天，3个国家10天，含路上时间，个别偏远地区可视情况增加1天），完成公务后需及时回国，不能在外任意逗留，也不能随意去别的申根国，除非有正式的公务邀请函并提前进行了申报获批。一般一事一邀请。

7、我经过香港和澳门能否在那里停留几天？反正是中国的地盘。

答：不可以。赴港澳不算出国，但算出境，需要审批，非公务需要请及时回内地。

8、我实际买票发现之前选的航班没有了，能否买别的航班？

答：可以的。国际航班变动很大，实际购买与之前申报的航班可以不一样，但是要严格控制在审批通过的天数内，不能随意增加总天数（含路上时间），天数包括了离开内地当天和抵达内地当天（中国内地-内地不算天数）。比如：批准了7天，在第7天的时候抵达香港，住了一晚，第8天抵达内地，就算超期1天，属违规，需自行承担相应责任。购买机票前请对比下之前申报的日程，若有变化请提前联系专办员，不能事后告知。同等情况下请尽量购买国航，若买外航需申请。

9、我们的护照属于公务护照吗？

答：我们的护照属于公务普通护照（Passport for Public Affairs），由外交部签发，有效期五年，属于公务护照的大范围，与通常说的公务护照（official passport）有所区别。

10、同行的学生执行公务，需要办理因公护照吗？

答：学生执行公务，也需要在外事管理系统申请，但是不能办理因公护照，用自己的个人护照自行办理签证。