各学院，校机关各部门，各直附属单位：

为进一步规范我校国（境）外人员来访和因公临时出国（境）人员的管理工作，现就有关事项提醒如下：

一、加强国（境）外人员来访的管理工作。邀请国（境） 外人员来访的个人及单位要自觉按照规定提前履行申报手续，申报事项主要包括到访人基本信息、行程、邀请函（公函）、外宾接待费用、开支范围等。

二、 加强因公临时出国（境）人员的管理工作。各单位要确保每一位因公临时出国（境）人员按照规定提前履行申报手续，因公临时出国（境）任务结束返校后及时报告在国（境）外活动情况，并主动上交出国（境）证件。具体要求如下：

（一）教职工因公临时出国（境）指三个月以内的出访，三个月以上和留学性质的出访（不分时间长短）请联系人力资源处办理手续。学生出访无论时间长短均需提前履行申报手续；

（二）凡因公事务的临时出访，都需要按规定履行因公临时出国（境）申报和审批流程，与是否需要报账无关。教职工通过我处（办）办理公务普通护照或因公港澳通行证（外籍和港澳台居民、持有出访国或地区身份的除外），学生持个人证件自行办理签证（签注）；

（三）因公临时出国（境）的教职工需提前 2 - 3 个月申办，不人为制造急件，无特殊情况不得申请持个人证件出访（外籍和港澳台居民、持有出访国或地区身份的除外）；

（四）教职工和学生参加线上国（境）外会议和其他线上国（境）外活动应参照因公出国（境）管理相关规定，均需提前履行申报手续。

三、 申报相关材料及联系方式。来访我校的国（境）外人员和我校因公临时出国（境）人员均需提前在我校外事工作与港澳台事务管理系统进行申报，不接受事后补办。具体申报相关材料见附件，有任何问题请与我处联系，联系方式如下：

（一）国（境）外人员来访、教职工因公出国

联系人：肖老师

联系电话：88822355

办公地址：二办公楼 224 办公室

（二）教职工因公赴港澳台、学生因公出国（境）

联系人：蔡老师

联系电话：88823975

办公地址：二办公楼 224 办公室

附件：1、外事工作与港澳台事务管理系统登录方式

2、湖南大学外事接待管理办法

3、2023因公出国办理指南与常见问答

4、湖南大学师生因公赴港澳手续办理说明

5、湖南大学师生因公赴台湾手续办理说明

国际合作与交流处

港澳台事务办公室

2023年10月9