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湖南大学因公临时出国和参加线上外事活动办理说明
时间:2021-03-24
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20213月修订)

简要版:

1、申报对象:

1)教职工:因公临时出国(三个月内,不含公派留学)+线上外事活动

2)在校学生出国(因公)+线上外事活动

2、流程:

教师出国:校内在线申报->办理护照->办理签证->出访->归国还护照并在线提交总结->财务报账

学生出国:校内在线申报->自行办理护照签证->出访->归国报备(->财务报账)

参加线上外事活动:校内在线申报(->财务报账)

*学生用个人护照;教师三个月内的出访,要持公务普通护照,由国合处代办护照和签证。

3、所需材料:

1)邀请函,外文请附中文翻译件,参加线上外事活动可以用会议通知,论文接收函等。

2)日程

3)基本个人信息,照片(新办护照用),其他信息(办理签证)

 

4、业务联系方式:

教师因公临时出国(含线上): 肖老师,88822355;

学生因公出国(含线上):蔡老师,88823975;

地址:学校第二办公楼224,麓山南路1号。

 

5、请查阅:外事工作与港澳台事务管理系统 微信绑定和登录方式http://wsc.hnu.edu.cn/info/1144/2576.htm





详细版:

1、申报对象:

1) 教职工因公临时出国,一般指不属于公派留学的三个月以内的因公出国访问,超过三个月的访问和三个月内的公派留学请通过人力资源处申报(杜老师,88822785)。

2)在校学生以我校学生身份出国参加任何形式的交流活动(包括通过学校项目等出国进行长短期交换留学及攻读学位等),不含毕业之后的自行留学,不含假期个人出国旅游。

3) 教职工或学生参加由外方举办的线上会议、竞赛等外事活动。

**以上申报均需提前在线申报,事中和事后不补,请知晓。

 

2、流程:

1)教职工出国(三个月内):校内在线申报->办理护照->办理签证(免签国需出境证明)->出访->归国还护照并在线提交总结->财务报账。

教职工参加线上外事活动:校内在线申报(->财务报账)。

**教职工三个月内的出访,大陆居民需持公务普通护照,由国合处代办护照和签证(费用自理)

**此类人员出访,均持个人护照出访:

①持有出访国家居民身份;

②港澳台居民;

③大陆居民在外访(留)学期间出访;

④离退休和返聘人员;

⑤外籍;

⑥大陆居民特殊情况。

2)学生出国:校内在线申报->自行办理个人护照、签证->出访->归国报备(->财务报账)。

学生参加线上外事活动:校内在线申报(->财务报账)。

3、所需材料:

1)邀请函

邀请函应标有被邀请人姓名、单位、职务、出访目的、出访时间、费用承担情况,需有邀请单位/邀请人的公章/签章(或签字)、联系电话及地址等。参加线上外事活动,可用会议通知,论文接收函等。外文版请将主要内容翻译成中文。

2)计划日程(中文,参加线上外事活动不需要,国际会议若有官方日程可不用中文版,但需要注明航班信息)。日程需具体,标明计划的往返国际航班信息,包括航班号,起降城市,起降时间等,可参考模板http://wsc.hnu.edu.cn/richengmoban.doc

3)基本个人信息,照片(新办护照用),其他信息(办理签证用)

 

4、业务联系方式:

教师因公临时出国(含线上): 肖老师,88822355

学生因公出国(含线上):蔡老师,88823975

地址:学校第二办公楼224,麓山南路1号。

 

5、在线申报操作请查阅:外事工作与港澳台事务管理系统微信绑定和登录方式http://wsc.hnu.edu.cn/info/1144/2576.htm